I. Kiedy należy zwołać Zwyczajne Walne Zgromadzenie?
Zbliża się termin, w którym w spółkach akcyjnych, których rok obrotowy tożsamy jest z rokiem kalendarzowym powinno odbyć się Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy. Zgodnie z art. 395 § 1 Ksh Zwyczajne Walne Zgromadzenie powinno się odbyć w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.
W tym roku ponownie postanowiono szerokiemu katalogowi podmiotów wydłużyć terminy na sporządzenie i zatwierdzenie dokumentów finansowych i innych, o których mowa w Ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., pomimo że pierwotne plany zakładały wydłużenie terminów jedynie organizacjom non-profit.
W myśl Rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 26 marca 2021 r., na mocy którego dokonano zmiany zeszłorocznego Rozporządzenia wydłużającego okresy na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdań finansowych i innych dokumentów, o których mowa w Ustawie o rachunkowości, w roku 2021 również wydłużono te okresy.
Spółkom akcyjnym niebędącym jednostkami sektora finansów publicznych oraz podmiotami, do których stosuje się przepisy ustaw, o których mowa w art. 1 ust. 2 Ustawy o nadzorze nad rynkiem finansowym, wydłużono o trzy miesiące termin na:
- zamknięcie ksiąg rachunkowych, które w normalnych warunkach powinny być zamknięte na dzień kończący rok obrotowy;
- sporządzenie sprawozdania finansowego i przedstawienie go przez zarząd właściwym organom, które w normalnych warunkach powinno być sporządzone i przedstawione nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego;
- zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez Walne Zgromadzenie, które w normalnych warunkach powinno być zatwierdzone nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Powyższe ma zastosowanie także do sprawozdania zarządu z działalności spółki.
Zgodnie z wydłużeniem terminów określonych w Ustawie o rachunkowości Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy powinno wobec tego odbyć się w terminie do 30 września 2021 r.
II. Co się zmieniło?
Na mocy Ustawy z dnia 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, która w zasadniczej części weszła w życie 1 marca 2021 r. w Kodeksie spółek handlowych („Ksh”) dokonano radykalnej zmiany w zakresie regulacji dotyczącej spółek akcyjnych. Zgodnie z wprowadzonym art. 328 § 1 akcje nie mają formy dokumentu. Do tej pory akcje ucieleśnione były w materialnym nośniku jakim był dokument akcji lub ich odcinek zbiorowy.
Obecnie o tym czy dana osoba lub podmiot jest akcjonariuszem decyduje jego rejestracja w elektronicznym rejestrze akcjonariuszy, ew. w depozycie papierów wartościowych KDPW, jeśli taką decyzję podjęło Walne Zgromadzenie. Wobec spółki za akcjonariusza uważa się tylko tę osobą, która jest wpisana do rejestru akcjonariuszy, z uwzględnieniem ustawy z dnia 29.07.2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (art. 343 § 1 Ksh). Do wejścia w życie zmian, których dotyczy opracowanie, za akcjonariusza wobec spółki uważało się osobę wpisaną do księgi akcyjnej (w przypadku akcji imiennych) oraz posiadacza akcji (w przypadku akcji na okaziciela).
Nie ma już obowiązku prowadzenia księgi akcyjnej, której prowadzenie uregulowane było w uchylonym obecnie art. 341 oraz art. 342 Ksh. Wynika to oczywiście z tego, że podstawowe funkcje pełnione przez księgę akcyjną pełni obecnie rejestr akcjonariuszy (lub instrument wynikający z zarejestrowania akcji na rachunkach w depozycie papierów wartościowych). Nie oznacza to jednak, że księga akcyjna straciła jakiekolwiek znaczenie – w przypadku spółek, których nie wszystkie akcje zostały złożone w spółce, i dematerializacji których nie dokonano, księga ta będzie pełnić istotną rolę. Jest to bowiem dokument wykazujący statut danej osoby jako akcjonariusza.
Utrzymane zostało rozróżnienie akcji na akcje imienne i na okaziciela, jednakże ze względu na utratę przymiotu anonimowości przez akcjonariuszy uprawnionych z akcji na okaziciela wobec ich rejestracji w rejestrze akcjonariuszy (lub w drugi z możliwych sposobów, o którym wspomniano powyżej) rozróżnienie to straciło w pewnym zakresie na doniosłości. Utrzymane zostało jednak zastrzeżenie możliwości ograniczenia rozporządzania akcjami oraz ich uprzywilejowania jedynie w stosunku do akcji imiennych.
Należy pamiętać, że od 1 marca br. moc obowiązująca dokumentów akcji wygasła. Nie jest to jednak równoznaczne z okolicznością utraty przez te dokumenty jakiejkolwiek doniosłości prawnej – do 1 marca 2026 r. dokumenty akcji zachowują moc dowodową w zakresie wykazywania przez akcjonariusza wobec spółki, że przysługują mu prawa udziałowe. „Spóźnieni” akcjonariusze, którzy do tej pory nie dopełnili formalności związanych z dematerializacją akcji mają więc jeszcze trochę czasu, aby to zrobić.
Co z akcjonariuszami, którzy nie podejmą żadnych czynności w wyżej wskazanym terminie? Ich sytuację, jak wskazano w uzasadnieniu do projektu Ustawy, na mocy której dokonano przedmiotowych zmian, należy porównać do sytuacji, w której właściciel porzuca z własnej woli swoją własność. Jak wskazano w uzasadnieniu, należy uznać, że taka osoba sama pozbawia się ochrony swoich praw członkowskich w spółce.
*Zmiany dokonane w/w ustawą objęły także spółki akcyjne będące spółkami publicznymi, jednakże ze względu na charakter niniejszego opracowania zostanie ono ograniczone jedynie do wskazania zmian mających zastosowanie do spółek niebędących spółkami publicznymi. Ze względu na to, że większość spółek niepublicznych obrała drogę rejestracji akcji w rejestrze akcjonariuszy, a nie na rachunkach papierów wartościowych prowadzonych przez KDPW opracowanie ograniczy się także do tego zagadnienia.
III. Jak zwołać Walne Zgromadzenie?
Pewne zmiany zaszły także w zakresie zwoływania Walnego Zgromadzenia w spółce akcyjnej. Ustawodawca pozostawił regulację dotyczącą zwoływania Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy przez ogłoszenie zamieszczone w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (a obecnie także na stronie internetowej spółki) z co najmniej 3 tygodniowym wyprzedzeniem.
Umożliwione zostało jednak spółkom, jako alternatywa do zwoływania przez ogłoszenie w MSiG, zwoływanie Walnych Zgromadzeń za pomocą listów poleconych/przesyłek kurierskich, albo w formie e-maila na adres wskazany w rejestrze akcjonariuszy lub inny pod warunkiem pisemnej na to zgody, nawet w przypadku gdy akcje wyemitowane przez spółkę nie są jedynie akcjami imiennymi. Do tej pory możliwość taką miały bowiem tylko takie spółki. Z art. 402 § 3 Ksh usunięto bowiem fragment przepisu warunkujący możliwość takiego zwołania Walnego Zgromadzenia jednorodzajowością wszystkich wyemitowanych przez spółkę akcji, w postaci akcji imiennych.
Wysyłka listów powinna nastąpić co najmniej na dwa tygodnie przed terminem Walnego Zgromadzenia, a dzień wysyłki uważa się za dzień ogłoszenia, jak stanowi w/w przepis prawa. Wobec powyższego, należy uznać, że nawet w przypadku takiego zwołania Walnego Zgromadzenie, informację o jego zwołaniu zamieścić należy także na stronie internetowej spółki.
Taka forma zwołania Walnego Zgromadzenia może obniżyć koszty jego zwołania, skraca także czas jaki musi upłynąć pomiędzy decyzją o zwołaniu Walnego Zgromadzenia, a datą w jakiej się odbędzie, wobec czego najprawdopodobniej będzie to forma szeroko stosowana w praktyce.
IV. Co jest wymagane dla uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu?
W świetle nowego art. 406 Ksh za mających prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu należy uznać uprawnionych z akcji, zastawników i użytkowników, którzy zostali wpisani do rejestru akcjonariuszy co najmniej na tydzień przed datą Walnego Zgromadzenia.
Powyższa zmiana na pewno zmotywuje znaczną ilość akcjonariuszy, którzy do tej pory nie złożyli swoich akcji w spółce i nie zostali jeszcze wpisani do rejestru akcjonariuszy do dokonania tych czynności. Dopóki tego nie zrobią, osoby takie nie mają bowiem prawa uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu. Motywację tę wzmacnia ograniczony Ksh krąg osób, które mogą skarżyć uchwały Walnego Zgromadzenia. Jeśli taką uchwałę chciałby zaskarżyć akcjonariusz nieobecny na Walnym Zgromadzeniu to powinna zajść sytuacja, w której został on bezzasadnie niedopuszczony do udziału w Walnym Zgromadzeniu, albo zwołanie Walnego Zgromadzenia było wadliwe lub powzięto uchwałę w sprawie nieobjętej porządkiem obrad. Oczywiście do samego skarżenia uchwał Walnego Zgromadzenia konieczne jest także, aby akcjonariusz został wpisany do rejestru akcjonariuszy. Zwłoka z wpisaniem do rejestru akcjonariuszy może więc spowodować, że w spółce podjęte będą niekorzystne dla akcjonariusza decyzje, a akcjonariusz taki nie będzie mógł skutecznie ich kwestionować.
Pojawia się pytanie jakim dokumentem, jeśli w ogóle jest to konieczne, powinni się legitymować akcjonariusze chcący wziąć udział w Walnym Zgromadzeniu, ew. jakich jeszcze czynności, poza samym złożeniem akcji i wpisem do rejestru akcjonariuszy, powinni dokonać.
Ustawa, na mocy której dokonano przedmiotowych zmian wprowadziła instytucję świadectwa rejestrowego, które wydawane jest na żądanie akcjonariusza albo zastawnika albo użytkownika uprawnionego do wykonywania prawa głosu z akcji, przez podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy. Imienne świadectwo rejestrowe jest dokumentem, który potwierdza uprawnienia wynikające z akcji, które nie mogą być realizowane wyłącznie na podstawie zapisów w rejestrze akcjonariuszy. Przykładowo takim uprawnieniem będzie możliwość zaskarżenia uchwały Walnego Zgromadzenia.
Treść art. 3288 § 2 Ksh, w którym to przepisie prawa jest mowa o utracie ważności świadectwa rejestrowego, zdaje się sugerować, że do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu należy uzyskać wystawione przez podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy świadectwo rejestrowe. Nie ma jednak jednoznacznego przepisu prawa nakładającego obowiązek przedstawienia takiego świadectwa w celu potwierdzenia swojego uprawnienia do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Jak się zdaje nie ma też takiej potrzeby, świadectwo rejestrowe jest bowiem dokumentem potwierdzającym uprawnienia wynikające z akcji, których nie można zrealizować wyłącznie na podstawie zapisów w rejestrze akcjonariuszy. Wydaje się, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby weryfikacja uprawnienia danej osoby do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu odbywała się właśnie na podstawie odpowiedniego zapisu w rejestrze akcjonariuszy, który to rejestr jest jawny zarówno dla akcjonariuszy jak i dla spółki.
Ze względu na to, że protokoły z Walnych Zgromadzeń winny być umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza, może okazać się w praktyce, że dany notariusz będzie wymagał przedłożenia świadectw rejestrowych przez osoby chcące uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu. Na ten moment nie ma jednak jeszcze jednolitej praktyki w tym zakresie.
W przypadku uznania, że do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu nie jest konieczne przedstawienie świadectwa rejestrowego, osoba uprawniona do takiego uczestnictwa nie musi więc przedstawiać żadnego dokumentu, ani też podejmować czynności innych niż złożenie akcji w spółce i upewnienia się, że została wpisana do rejestru akcjonariuszy.
Jak wskazano powyżej, do rejestru akcjonariuszy mają bowiem dostęp akcjonariusze spółki oraz sama spółka. To zarząd spółki będzie wobec tego zobligowany do zweryfikowania, które osoby zostały wpisane do rejestru akcjonariuszy w odpowiednim terminie, jak i do wyłożenia podpisanej listy takich osób w lokalu zarządu i pozostawienia jej tam przez trzy dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia.
Opracowanie zostało sporządzone przez adwokat Magdalenę Wiśniewską
kontakt – magdalena.wisniewska@k2legal.law
photo autor: Visual Generation
